Ook zo overleg-moe? Dit kun je eraan doen

Niet minder maar meer

Iedereen wil graag een overleg uitlopen met concrete afspraken waarop je kan doorpakken. Door de transitie in het sociaal domein zijn er nog meer overleggen bijgekomen in plaats van minder. Zo bestonden er bijvoorbeeld jeugdgroepen-overleggen. Door de transitie verdwenen deze, maar professionals misten ze. Daarom zijn vaak dit ‘soort overleggen’ weer toegevoegd, waardoor er weer 1 extra overleg-laag bij is gekomen. Extra vergadertijd dus, vaak zonder dat het concrete resultaten oplevert. Welke professional heeft geen broertje dood aan lange vergaderingen zonder concrete vervolgafspraken? Die tijd besteden we liever om daadwerkelijk jongeren of gezinnen te helpen.

Beleidsadviseurs zijn doorgaans doorgewinterde overlegtijgers, maar ik merk dat het aantal overleggremia ook voor hen te veel wordt. Laatst zei iemand gekscherend dat zij van overleg naar overleg zou kunnen hoppen, als zij iedere uitnodiging aannam. En dat 5 dagen per week. Je hebt dan een ‘goede invulling’ van de dag of week, maar of dat voldoening geeft, is een andere vraag.

Reflectie

Nu de transitie binnen het sociaal domein is ingedaald, is het een goed moment om de overlegstructuren tegen het licht te houden. Te reflecteren over het nut en de noodzaak van alle overleggen in het sociaal veiligheidsdomein. Zo kun je de slagkracht vergroten van professionals en onduidelijkheden aanpakken. Als er bovendien samenhang is in de aanpak jeugdgroepen, wijkaanpak en het integraal veiligheidsbeleid dan ondersteunt dit nog eens deze vrijgekomen slagkracht.

Kracht

De meesten van ons willen graag concreet aan de slag. Veiligheidsprofessionals zijn vaak de echte doeners; ze houden van aanpakken en willen resultaten behalen en successen boeken. Professionals in het sociale domein zijn betrokken mensen en hebben hart voor de zaak. Lang en veel vergaderen helpt hen niet. Wat kun je doen om ieder in zijn kracht te zetten en hoe pak je dat aan? Volg deze 4 stappen:

1. Benoem een trekker die de overlegstructuren in kaart brengt.
2. Deze trekker inventariseert het doel van elk overleg met daarbij ook de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de deelnemers.
3. Hij bekijkt vervolgens waar de witte vlekken en waar juist de overlap zit.
4. Tot slot stelt hij een duidelijk overzicht op van een nieuwe overlegstructuur met daarbij de passende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Hierin is ook opgenomen hoe de routing voor het doorgeven van signalen loopt. Doordat afspraken worden gemaakt over taak, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is het doorzetten en terugkoppelen van signalen ook beter geborgd tussen en in de verschillende overleggen.

CCV maatwerk

Je kunt dit ook aan het CCV overlaten. Dan brengen wij de overleggremia in jouw gemeente in kaart en doen een verbetervoorstel. Neem contact op Nicole Langeveld, telefoon: 06 103 203 72. Ook voor andere vragen kun je haar bellen of mailen. Samen kijken we naar het maatwerk dat het CCV biedt bij jouw vraag.