Privacy en gegevensdeling

Gebruik je gezond verstand. Welke partijen je bevraagt, wordt bepaald door de inhoud van de casus. Vaak blijkt uit de aanmelding al welke partijen relevant zijn, of heb je op basis van de problematiek al een zoekrichting. Als je na een eerste ronde denkt dat het nodig is nog andere partijen te bevragen, is daar niets op tegen. Is de aanmelding te vaag, ga dan eerst terug naar de aanmelder en vraag hem om de casus te verduidelijken. Maar wees ook niet te bang dat je een keer een partij te veel bevraagt.

Complexe casuïstiek is in de eerste fases een zoekproces, waarbij je meestal pas achteraf echt kunt beoordelen welke informatie noodzakelijk was en welke niet. Het allerbelangrijkste is dat je als daarnaar wordt gevraagd, kunt verantwoorden waarom je doet wat je doet.

Dit staat uitgebreid omschreven in hoofdstuk 6 van de handreiking het 7-stappenmodel groepsaanpak. Je kunt het 7-stappenmodel hier downloaden.

Vroege signalering kan vanuit privacy-oogpunt een risicovolle activiteit zijn. Je weet namelijk nog niet óf er echt reden is tot zorg. Je kunt altijd je zorgen uiten over een jongere zonder naam en rugnummer te noemen. Want je wilt voorkomen dat een jongere ten onrechte wordt gezien als probleemgeval en dat er onterecht en/of verkeerde stappen worden ondernomen. Is het toch nodig om persoonsinformatie te delen? Dan is het essentieel om vooraf goede afspraken met elkaar te maken over de organisatie en signalen heel zorgvuldig te onderzoeken.

In sheet 10 van de presentatie Pitstop Privacy: gegevens delen jeugdgroepen en risicojongeren staan enkele tips voor een werkwijze die deze zorgvuldigheid waarborgt. Zonder deze zorgvuldige aanpak is je werkwijze vaak niet rechtmatig.

Een convenant geeft geen juridische mogelijkheden voor gegevensdeling. Het biedt wel een gestructureerd kader om bestaande juridische mogelijkheden op een zorgvuldige en efficiënte manier te benutten. Een convenant zorgt ervoor dat alle betrokken partijen duidelijkheid hebben over hun rol, verantwoordelijkheden en de procedures die zij moeten volgen. De samenwerking wordt daarmee beter georganiseerd en de gegevensverwerking kan veiliger en effectiever verlopen. Het draagt dan ook bij aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking, voorkomt onnodige risico’s en bevordert de bescherming van de privacy van jongeren waar het om gaat. 

Het advies is: houd het verslag beknopt tot de schets van de problematiek en de afspraken. Ga geen uitgebreidere notulen rondsturen. Dan belandt allerlei gevoelige informatie in dossiers van partners terwijl ze die niet nodig hebben. Dus beschrijf de context, welke problemen je gaat aanpakken en de gemaakte afspraken.

De regeling voor de Zorg- en Veiligheidshuizen in de WGS richt zich primair op de persoonsgerichte aanpak bij complexe casuïstiek, en niet op de groepsaanpak. Als een jongere voldoet aan de criteria van het Zorg- en Veiligheidshuis, biedt de WGS wel de mogelijkheid om ook te kijken naar de invloed van directe sociale contacten op zijn gedrag. Ook biedt de WGS de mogelijkheid om, als meerdere groepsleden bij het Zorg- en Veiligheidshuis in behandeling zijn, de plannen van aanpak rond deze casussen op elkaar af te stemmen. Afstemming tussen het jeugdgroepenoverleg en de lopende casus in het Zorg- en Veiligheidshuis kan dan plaats vinden via bijvoorbeeld de politie of OOV-ambtenaar die in beide overleggen zijn vertegenwoordigd.

Het veiligheidsdomein en het sociale/zorgdomein werken apart van elkaar; zij mogen niet zomaar informatie delen. Voor het aanpakken van complexe situaties is samenwerking tussen deze domeinen noodzakelijk. Je kunt hiervoor een lokale PGA-aanpak zorg- en veiligheid inrichten, naar de werkwijze die het Zorg- en Veiligheidshuis gebruikt.

Slide 5 van de presentatie van Privacy Pitstop geeft de bouwstenen voor het inrichten van zo’n zorgvuldige aanpak. Slide 13, 14 en 15 geven een generiek werkproces voor de inrichting van een dergelijke PGA, inclusief de spelregels voor een zorgvuldige omgang met gegevens als de verschillende domeinen met elkaar overleggen.

Maar houd er rekening mee dat een zorgvuldige inrichting alleen niet voldoende is. Gegevensuitwisseling tussen sociaal domein en het veiligheidsdomein is alleen mogelijk als dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de taken van het college van B en W enerzijds, en de burgemeester anderzijds. Dat betekent bijvoorbeeld dat het college van B en W moet aangeven in welke situaties zij het bij de goede uitvoering van haar taak vindt horen om samen te werken en zorgvuldig gegevens uit te wisselen met het OOV-domein. Meer informatie over hoe je de gegevensverwerking in kunt richten vind je in de publicatie van het Platform Sociaal Domein.

Dat verschilt van gemeente tot gemeente. Meestal zit het jeugdteam aan tafel en degene die de melding doet. Het hangt er ook vanaf of je met vaste partners werkt of dat je in specifieke situaties andere partners uitnodigt. Het advies is om het aantal partners beperkt te houden. Dit uit oogpunt van zorgvuldigheid. Er komen diverse voorbeelden van signaleringstafels binnen. Heb je een voorbeeld? Stuur het op naar jeugd@hetccv.nl.  De naamgeving van een dergelijk overlegt verschilt per gemeente. Van jongerentafel, tot JPT tot JIT, etc.